2014年5月28日水曜日

そのままでは利用できない、Google Apps 共有連絡先を使うには

 泉です。

 Google Appsには、2つの連絡先があるのを知っていますか?1つは個人の連絡先、もう1つは組織全体の連絡先(共有ディレクトリ)です。
 普段何気なく利用しているのは個人の連絡先ですが、もし社内や部内で組織全体の連絡先を共有できたら、「●●社の担当者の連絡先を教えて」「あの会社で誰か知っている人いない?」などのやりとりが減るのではないでしょうか。
 組織全体の連絡先を早速活用してみたいところですが、どこからでもアクセスして利用できたり、ドキュメントの共有が簡単にできるGoogle Appsなので、連絡先も簡単に共有できるように思うでしょうが、残念ながら会社の共有連絡先はそのままでは利用することができないのです。
 共有連絡先を使うには、連絡先の登録画面やCSVインポートといった機能がないので、プログラムを書いて(API経由での)登録することが必要です。

個人の連絡先を共有する

 プログラムを書いてではお手上げという場合、個人の連絡先を委任するという方法もあります。ただ、アシスタントと情報を共有する場合などを想定しているため、制限があります。
 委任された連絡先の表示は、PCからのアクセスのみに限定されており、連絡先の候補が出てくるオートコンプリートの結果や検索結果には表示されません。これでは、登録件数が多いと、利用したい連絡先を探し出すのはかなり困難です。オートコンプリートが利用できないのでは、Gmailのメリットが活かせないですね。あと、共有ができるのは25人までです。
 やはり、会社で連絡先を共有したいのであれば、共有連絡先を利用するほうがいいですね。
参考:連絡先の容量
個人と共有の連絡先では、容量の制限がそれぞれ違います
連絡先登録件数総容量1件あたりの容量
個人の連絡先
25,000件
20MB
128KB
共有連絡先
50,000件
20MB
20KB

共有連絡先を利用する

 まずは、共有連絡先の機能を有効する必要があります。
 Step1. 管理者がGoogle Appsの設定画面、[Google Apps] > [連絡先] > [共有設定] で、連絡先の共有を有効するをオンにします。
 Step2. 次に、他のユーザーに対して表示するユーザーのメールアドレスを選択してください:で、すべてのメール アドレスを表示を選択します。
 Step3. 最後に、連絡先管理ツールの参照可能な「ディレクトリ」に何を表示するか選択します:で、ドメインのプロフィールとドメインの共有の連絡先の両方を表示するを選択します。



 以上で、共有連絡先が有効になります。以下のヘルプも参考にしてください。
Google Appsヘルプ:ディレクトリの設定を変更して連絡先を共有する

ConnectBassを利用すると、 


 私たちが提供予定のコミュニケーションサービス『ConnectBass』では、Google Appsの共有連絡先の新規作成、編集、削除を簡単に行うことができます。追加された連絡先には、ConnectBassの画面からGmailでメール送信が可能です。また送信履歴も共有されるので、連絡先だけでなくコンタクト内容も共有することができ、社員間での連携がスムーズになり業務効率の向上が期待できます。

新規作成画面
編集・削除画面

 作成された連絡先がGoogle Appsの共有連絡先に反映されると、以下のように表示されます。反映までには、Google Appsの仕様で数時間ほどかかります。



 共有連絡先を利用すれば、他の社員がアプローチしている取引先についても簡単に知ることができますし、社内のコミュニケーションの活性化・効率化にも繋がります。Google Appsを更に活用して情報共有が可能になるので、是非利用してみてはいかがでしょうか。

その他の連絡先共有方法

最後に、他の連絡先共有についても紹介します。

・コマンドでの追加方法の解説
 標準機能だけで、Google Apps 共有アドレス帳を運用/管理する方法
 
・大企業向けソリューション
 Google Appsの共有連絡先を利用するのではなく、独自の共有連絡先を提供している会社もあります。Active Directoryとの連携機能があったりもしますので、社内システムとの連携が必要な場合には、こういう製品を導入してみるのも一つの方法ではないでしょうか。